Moguts pel nostre interès per transformar la gestió contínua del risc en el sector de la construcció, el 25 d'octubre del 2022 vam convidar a Oriol Ribas, Director a Espanya de Ferrovial Construcció i antic Director Adjunt del Projecte ITER, a participar en el primer seminari web sobre Transformació Digital organitzat per Beawre. L'Oriol té més de 20 anys d'experiència gestionant projectes de construcció a Espanya, Regne Unit i França i van començar a utilitzar Beawre Control el 2019. Li vam demanar que compartís la seva visió sobre els principals reptes en la gestió de megaprojectes. En aquesta publicació, compartim les principals idees que l'Oriol va compartir amb nosaltres a través d'aquest seminari web.
La gravació del seminari web complet utilitzada per inspirar, informar i produir aquesta publicació es pot trobar aquí.
En aquesta publicació aprendràs:
Com la necessitat de respectar el calendari en un projecte de construcció està vinculada a la gestió contínua del risc en els fluxos de treball.
Els reptes en la gestió de projectes relatius als endarreriments i els sobrecostos en grans projectes de construcció.
El retorn de la inversió d'usar eines digitals de gestió contínua del risc per controlar millor els teus fluxos de treball.
Criteris per triar les teves solucions digitals (de gestió de riscos) en el Sector de la Construcció.
Res no està acabat fins que no ha començat
Tot i que cada projecte és diferent, la majoria dels grans projectes d'infraestructures comparteixen reptes similars des d'una perspectiva de gestió de projectes. La majoria d'aquests reptes estan connectats amb trobar mecanismes per respectar el calendari establert a l'obra. Qualsevol retard en el calendari es tradueix en retards en el projecte i sobrecostos. Si hi ha una veritat indiscutible, és que el temps addicional en un projecte de construcció és molt car. Per tant, controlar els riscos relacionats amb les infraccions de planificació i els retards és essencial en aquests tipus de projectes.
Segons l'Oriol Ribas, hi ha tres àrees principals que cal gestionar des d'una perspectiva conscient del risc per evitar problemes de programació en qualsevol projecte gran i complex:
Treball previ: com l¡Oriol sovint diu als seus equips: "res no està acabat fins que no ha començat". Per acabar a temps, has de començar a temps. En el cas de projectes complexos, sempre hi ha molta documentació a preparar abans de començar a vessar formigó a l'obra.
Gestió de Canvis: els clients i altres parts interessades involucrades en l'execució de projectes produeixen continuament canvis majors o menors. Aquests canvis normalment inesperats han de ser gestionats i abordats amb diligència.
Complexitat dels treballs: especialment en grans megaprojectes, cal executar treballs complexos i és bastant comú no rendir al nivell esperat.
En aquesta publicació, ens centrarem en la necessitat de controlar els riscos en el treball previ.
Ja no estem en l'era de la informació, estem en l'era de l'atenció
La gestió de grans quantitats de dades produeix molt de "soroll" en la comunicació dins i entre equips. Tasques contínues i repetitives acaben produint moltes comunicacions que es tradueixen en un nombre molt gran de correus electrònics diaris (molts d'ells generats automàticament per les teves eines digitals, p. ex., el Sistema de Gestió Electrònica de Documents (EDMS en anglès)). Per tant, centrar la teva atenció en els reptes adequats és essencial per abordar els temes més importants i no perdre's en massa informació. Molt sovint, les teves tasques diàries et fan perdre la concentració en les prioritats reals definides en el contracte.
La medicina per a la complexitat: anticipació
Tal i com destaca l'Oriol Ribas, cada vegada més, l'autonomia en un projecte de construcció es converteix en un record dels temps passats. A mesura que augmenta la complexitat en grans projectes i el nombre de parts interessades en un projecte creix, observem també una creixent falta d'autonomia. Inevitablement, això es tradueix en la necessitat d'invertir més temps per prendre decisions. Aquesta tendència no sembla que hagi de canviar aviat.
Com a conseqüència, les eines digitals que ofereixen una descripció precisa del present o fins i tot alguna capacitat analítica del passat poden no ser suficients. La informació prospectiva es converteix en clau per poder anticipar el que passarà en els teus fluxos de treball i centrar l'atenció en els reptes adequats en qualsevol moment.
El repte de les dades en el sector de la construcció
Independentment del nivell de maduresa digital d'una organització en el sector de la construcció, hi ha dos reptes continuus a enfrontar:
Les dades estan perpetuament fragmentades com a conseqüència de l'ús de múltiples eines digitals per gestionar la informació (p. ex., EDMS, sistema de gestió de projectes, ERPs (Planificació de Recursos Empresarials), fulls de càlcul de Microsoft Excel, etc.).
Aquestes eines no són compatibles i no poden intercanviar dades fàcilment, normalment perquè estan desenvolupades per diferents proveïdors competidors entre ells. Fins i tot quan la teva organització intenta adoptar una plataforma tot-en-un, encara ha de fer front a situacions habituals com la participació a consorcis o UTEs on altres socis imposen les seves pròpies eines o a que el client imposi eines digitals. D'una manera o altra, la falta d'interoperabilitat sempre resultarà un repte que posa en perill el rendiment a través del ecosistema digital de les empreses.
Es podria fegir un tercer repte a aquesta llista, relacionat amb la falta d'agilitat de les organitzacions en el sector de la construcció per prendre decisions relacionades amb canvis en els seus sistemes informàtics. Molt sovint, la combinació d'aquests tres aspectes acaba resultant en l'ús excessiu de fulls de càlcul per omplir les bretxes deixades per totes aquelles funcions que no proporcionen les eines digitals actuals. Per exemple, acabem gestionant la planificació de documentació o els comentaris de revisió de disseny en un full de càlcul de Microsoft Excel massiu. No obstant això, l'alternativa, que pot implicar reemplaçar eines amb opcions més modernes, no és factible a la pràctica a causa de molts obstacles culturals i organitzatius.
Probablement, ningú discutirà que els fulls de càlcul no són la millor manera de gestionar dades. Bàsicament, l'ús de fulls de càlcul atempta contra tots els aspectes anteriors que esmentem en aquest article: limiten la teva capacitat d'analitzar dades i dirigir la teva atenció, comprendre el nivell de risc i anticipar el que passarà en els teus fluxos de treball.
Així, com a recomanació directa, l'Oriol suggereix identificar fluxos de treball repetitius que generen dolor a la teva organització i trobar mecanismes per suportar la gestió del risc més eficaçment, relacionats amb aquests fluxos de treball.
Transformació impulsada pel retorn de la inversió
El sector de la construcció no és una excepció i, com en qualsevol altre sector, la transformació ha de ser alimentada per una clara motivació empresarial. Així, una pregunta legítima és què hauria de motivar les empreses de construcció a controlar els riscos en temps real sobre fonts de dades fragmentades generades a través d'eines digitals no interoperables.
Per a Oriol, la resposta a aquesta pregunta és bastant clara:
Primer, evita que el teu personal passi milers d'hores alimentant i actualitzant fulls de càlcul de Microsoft Excel i creuant i analitzant manualment la informació, sempre i quant es creïn nous taulers de control accessibles i fàcils d'utilitzar. Les eines capaces d'agregar informació de diferents fonts són clau per solucionar aquest problema.
Encara que mesurar l'import exacte dels estalvis produïts per l'ús d'eines digitals per gestionar continuament els riscos segueix sent un repte, basant-se en la seva experiència, l'Oriol afirma que els estalvis en megaprojectes poden ser massius, en l'ordre de milions.
Un tercer aspecte rellevant és que qualsevol solució que ofereixi una millor visibilitat i comprensió de les teves dades també pot portar guanys ràpids que no preveies quan vas aplicar una solució per monitoritzar els fluxos de treball i controlar els riscos. Per exemple, adonar-se que una part significativa de la documentació mai va ser aprovada de fet. El retorn de la inversió produït per una millor visibilitat de les dades no és negligible.
Aprofitant l'Il·limitat Poder Estel·lar
Les opinions expressades per l'Oriol en el seminari estan recolzades per la seva experiència en diferents projectes i en particular en el projecte ITER. ITER ("El Camí" en llatí) és un dels projectes energètics més ambiciosos del món avui en dia. A la França meridional, 35 països col·laboren per construir el tokamak més gran del món, un dispositiu de fusió magnètica que ha estat dissenyat per demostrar la viabilitat de la fusió com a font d'energia a gran escala i lliure de carboni.
Ferrovial, Vinci i altres empreses van crear una UTE conjunta per construir els edificis principals del reactor nuclear. Aquest contracte implicava 7 milions d'hores incloent obres civils i algunes obres d'acabament. El contracte, signat el 2012, ha viscut prou temps per veure la transformació digital en curs que el sector de la construcció està experimentant. És un projecte massiu que implica molts processos i actors, fent essencial la traçabilitat.
L'Oriol va liderar 200 persones part del seu personal i 800 treballadors a l'obra. Entre els molts desafiaments que van haver d'afrontar, volien millorar el control dels 1200 documents que aprobaven cada mes.
Criteris per triar les teves solucions digitals (de gestió de riscos) en el Sector de la Construcció
Quan Ferrovial, Vinci i els altres socis de la UTE de l'ITER van triar Beawre Control, tenien una idea clara dels criteris que utilitzaven per seleccionar la seva plataforma, basats en els punts discutits anteriorment.
L'Oriol resumeix els criteris més importants que utilitzen per seleccionar noves eines digitals per ajudar-los a millorar el rendiment i gestionar els riscos en temps real:
No intrusivitat: van detectar la necessitat de controlar els fluxos de treball i predir l'evolució de l'aprovació de la documentació quan el projecte ja estava en curs. Volien controlar la capacitat dels subcontractistes per lliurar a temps i la seva habilitat per complir els terminis amb els seus clients. Tanmateix, no podien permetre's canviar les eines digitals que ja s'estaven utilitzant. Les noves eines digitals haurien d'integrar-se perfectament en l'ecosistema digital existent per cobrir el pont entre tots els interessats involucrats en el procés, que podrien estar utilitzant eines diferents. Les noves solucions tampoc no els havien de forçar a canviar els seus fluxos de treball. Finalment, no els havien d'introduir soroll de comunicació innecessari i proporcionar només taulers de control simples i clars, quan es requereixin.
Contribució a la cohesió: perquè ja tenim moltes eines incloent sistemes de gestió de programes, EDMS, ERPs, etc, qualsevol nova solució hauria de contribuir a fer l'ecosistema digital de l'empresa més sòlid i cohesionat en lloc de contribuir a una major fragmentació i falta d'interoperabilitat. El fet que diferents peces d'informació com el programa o el calendari i la documentació o els permisos es gestionin amb eines diferents impedeix creuar i analitzar aquestes dades de manera transversal, impedint a les empreses un anàlisi molt més profund i ric per ajudar-les a entendre millor l'estat dels projectes. Les noves eines havien de contribuir a solucionar aquest problema en lloc d'agreujar-lo.
Preus competitius i previsibles: els marges del projecte són típicament curts en la majoria dels projectes de construcció. Les solucions digitals han de demostrar un retorn de la inversió. Tot i que pagar per l'ús està esdevenint la norma per a les solucions SaaS, encara representen un obstacle en el sector de la construcció, on normalment hi ha una falta de control sobre el nombre de vegades que s'executen els fluxos de treball i, per tant, es torna complicat estimar el cost real d'aquestes eines digitals.
Anar més enllà de la simulació de Monte Carlo, utilitzar IA: els riscos financers han estat profundament analitzats i existeixen models ben definits que expliquen el comportament financer del projecte. Com que el model és ben conegut, és possible executar simulacions sobre el model (per exemple, utilitzant la simulació de Monte Carlo). El problema és que quan vols generalitzar el concepte de risc per aplicar-lo a fluxos de treball i operacions generals, aquests models ja no estan definits, i per tant la simulació sense un model es torna inútil. Aquesta és una oportunitat de trobar maneres pràctiques de beneficiar-se de l'ús intel·ligent de la IA. Cal trobar solucions que utilitzin IA per aprendre nous models, que expliquin el comportament real d'aquests fluxos de treball al projecte, i després predir basant-se en aquests, per realitzar una avaluació en directe del que passa diàriament, de manera que puguis reaccionar amb antelació. No podem comptar amb models clars ja creats, sinó que cal usar la IA per possibilitzar l'aprenentatge i la modelització actius.
Socis en lloc de proveïdors: la transformació digital en la construcció és un procés viu. Recorda que no necessites només un proveïdor per a la teva propera eina digital, necessites un soci compromès a donar suport al viatge de transformació digital de la teva organització i que t'ajudi a solucionar els problemes que aniràs trobant.
Per saber més sobre aquesta discussió, mira la gravació del seminari web aquí.
Comments